تجزیه و تحلیل GAP روشی برای مقایسه سطح واقعی عملکرد در مقابل سطح مورد نظر عملکرد برای یک فرآیند تجارت ، پروژه ، استراتژی یا راه حل IT است.
تجزیه و تحلیل شکاف ، که گاهی اوقات به عنوان "تجزیه و تحلیل نیازها" یا "ارزیابی نیازها" گفته می شود ، ابزاری مهم برای تعیین نیازهای تجاری و ارزیابی نیازهای تجاری است. برای برنامه ریزی استراتژیک حیاتی ، تجزیه و تحلیل شکاف می تواند برای شناسایی شکاف های عملکرد در سیاست ها ، فرآیندها ، فناوری و استراتژی ها و تعیین چگونگی عبور از این شکاف ها به جلو مشخص شود.
فرآیند تجزیه و تحلیل شکاف
شش مرحله مهم برای انجام تجزیه و تحلیل شکاف مؤثر وجود دارد.
- هرگونه اطلاعات مربوطه را که برای تجزیه و تحلیل فرایندهای تجاری فعلی از نظر عملکرد و تخصیص منابع ضروری است ، شناسایی کنید. بسته به ماهیت فعالیت ها ، ممکن است تعدادی از منابع برای جمع آوری اطلاعات مورد نیاز باشد.
- وضعیت فعلی تجارت خود را مشخص کنید. این شامل مستندسازی فرایندها ، منابع و فناوری های فعلی شما است.
- وضعیت مورد نظر را تعیین کنید. اینگونه و کجا دوست دارید چیزهایی باشد.
- تعیین کنید که هر شکافی بین دو کشور وجود دارد. برای انجام این کار ، شما باید تمام قطعات گمشده را در فرآیندها ، منابع ، سیاست ها یا منابع خود شناسایی و نقشه برداری کنید. این به شما کمک می کند تا شکاف را ایجاد کنید تا وضعیت فعلی خود را با نتیجه دلخواه خود به ارمغان بیاورید.
- اهداف و اهداف خاصی را ایجاد کنید که به برنامه ریزی استراتژیک یا بهبود عملکرد شما مرتبط باشد.
- برنامه های اصلاحی را برای پر کردن شکاف بین سطح عملکرد فعلی و اهداف مورد نظر تدوین و پیاده سازی کنید.
الگوی تجزیه و تحلیل شکاف
هنگام انجام تجزیه و تحلیل شکاف ، مستندات بسیار مهم است. به این ترتیب ، بیشتر تجزیه و تحلیل شکاف با الگویی آغاز می شود که در آن عناصر تجزیه و تحلیل شکاف در ستون ها نمایش داده می شوند. عناصر متداول برای الگوهای تجزیه و تحلیل شکاف عبارتند از: مورد (یا عضو فرایند یا عضو تیم) مورد تجزیهسایر ملاحظات
- موارد مورد تجزیه و تحلیل: این زمینه برای شناسایی افراد ، فرآیندها ، سیاست ها یا فناوری هایی که تجزیه و تحلیل شکاف را تضمین می کنند ، استفاده می شود. مناطق تمرکز می توانند از یک بخش واحد تا کل سازمان متغیر باشند.
- وضعیت فعلی: این زمینه وضعیت فعلی مورد (های) مورد تجزیه و تحلیل را مشخص می کند. این باید شامل یک شرح دقیق و کامل در مورد نحوه انجام کارها باشد.
- حالت مورد نظر: این زمینه وضعیت هدفمند مورد مورد تجزیه و تحلیل را برجسته می کند.
- شکاف های موجود: در این زمینه ، تحلیلگر GAP ماهیت شکاف موجود بین وضعیت فعلی و وضعیت مورد نظر را توصیف می کند. این زمینه همچنین باید ترکیبات عوامل شکاف مسئول شکاف را برجسته کند. این ستون همچنین حاوی لیستی از دلایل در اصطلاحات واضح و خاص است. مؤلفه های توضیحات شکاف ممکن است موارد کیفی مانند تنوع در محل کار یا کمی مانند تعدادی از مشتریان در یک منطقه خاص باشد.
- موارد عمل: در این ستون تمام اقدامات و راه حل های ممکن که می توانند شکاف (های) مشخص شده بین وضعیت فعلی و حالت مورد نظر را پر کنند ، لیست می کند. راه حل ها باید خاص و مطابق با عوامل ذکر شده در توضیحات شکاف باشند. توصیه یا راه حل های مربوط به ایجاد شکاف ممکن است شامل افزایش حقوق کارمندان برای افزایش رضایت کارکنان یا انتشار بودجه بیشتری برای کمپین های بازاریابی برای افزایش تعداد مشتریان در یک منطقه خاص باشد.
- وظایف اختصاصی (ها): در اینجا هر افراد داخلی یا خارجی که برای پرداختن به هر یک از موارد اقدام مورد نیاز برای حل شکاف ها اختصاص داده شده اند ، ذکر شده است.
- اولویت ها: این زمینه اولویت ها را برای کمک به تیم ها و وظایف وظیفه در دانستن اینکه به کدام شکاف باید در کدام ترتیب پرداخته شود ، مشخص می کند.
- وابستگی ها: این زمینه با شناسایی کارهایی که ممکن است به تکمیل جزئی یا کامل سایر کارها وابسته باشد ، به تعیین اولویت ها کمک می کند.
- وضعیت کار: این ستون در هر کار پیشرفت یا به روزرسانی وضعیت را به تیم ها ارائه می دهد تا همه را در همان صفحه نگه دارید.
- ملاحظات دیگر: زمینه های دیگر می توانند بخشی از یک الگوی تجزیه و تحلیل شکاف خاص باشند ، یا اینکه یک ستون صید وجود دارد که در آن هر چیز دیگری که یک تیم باید در آن عامل باشد ، می تواند ذکر شود ، مانند محدودیت ها ، شرایط ، فرض یا خطرات.
ابزارهای تجزیه و تحلیل شکاف
ابزارهای مختلف تجزیه و تحلیل شکاف وجود دارد که می تواند کار سبک تری از تجزیه و تحلیل شکاف ایجاد کند. این ابزارها اطمینان حاصل می کنند که تجزیه و تحلیل شکاف به درستی انجام شده است و هیچ چیز از طریق ترک ها نمی افتد. این چهار مورد از متداول ترین ابزارهای مورد استفاده است:
- تجزیه و تحلیل Fishbone: این ابزار تجسم علت و معلولی به تجزیه و تحلیل نیروی انسانی ، روش ها ، معیارها ، ماشین آلات ، مواد و زمان کمک می کند. این کمک می کند تا چگونگی پیوند هر منطقه به هرگونه مسئله اساسی که ممکن است وجود داشته باشد و اغلب برای شناسایی علل اصلی مشکلات استفاده می شود.
- چارچوب McKinsey 7s: این ابزار ، که به نام شرکت مشاوره McKinsey & Co. نامگذاری شده است ، برای تعیین جنبه های خاص سازمانی که در آن ملاقات می کنند یا انتظارات را برآورده نمی کنند ، استفاده می شود. این یک تجزیه و تحلیل یک تجارت از طریق لنز هفت دسته از افراد محور از جمله استراتژی ، ساختار ، کارکنان ، سیستم ها ، سبک ، مهارت و ارزش های مشترک است.
- تجزیه و تحلیل SWOT: SWOT مخفف نقاط قوت ، ضعف ، فرصت ها و تهدیدها است. اینها عواملی هستند که بر کارآیی و موفقیت یک محصول ، پروژه یا شخص تأثیر می گذارند. تجزیه و تحلیل SWOT به شرکتها کمک می کند تا با بازی در نقاط قوت خود ، بهترین راه حل ممکن را تعیین کنند و منابع را مطابق نیاز خود اختصاص دهند ، در حالی که از تهدیدهای احتمالی جلوگیری می کنند.
- مدل نادلر-توشمن: نامگذاری شده توسط اساتید دیوید نادلر و مایکل توشمن ، مدل نادلر-توشمن ، همچنین از آن به عنوان الگوی سازمانی استفاده می شود ، بررسی می کند که چگونه فرآیندهای تجاری به صورت جمعی کار می کنند و چگونه شکاف ها بر اثربخشی عملیاتی یک سازمان یا یک شرکت به عنوان یک شرکت تأثیر می گذاردکلمدل نادلر-توشمن با ارزیابی عملیات سازمان با جدا کردن فرآیندهای تجاری خود در ورودی ها ، تحول و خروجی ها ، شکاف های عملیاتی را تعیین می کند. ورودی به جو عملیاتی ، منابع فیزیکی و غیر جسمی مورد استفاده و محیط کار اشاره دارد. تحول ، روشهای موجود ، افراد و فرآیندهای موجود در مکانی را نشان می دهد که ورودی را به یک خروجی تغییر می دهد.
گزارش های تجزیه و تحلیل شکاف
تیم‌های مدیریت پروژه، بهبود فرآیند و تحول کسب‌وکار در کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ اغلب از تجزیه و تحلیل شکاف و گزارش‌های مرتبط در هنگام تعیین تخصیص بهینه منابع استفاده می‌کنند. گزارش های تجزیه و تحلیل شکاف به رهبران شرکت و سهامداران کلیدی در درک شکاف های عملیاتی که ممکن است در حوزه های مختلف کسب و کار وجود داشته باشد کمک می کند. گزارش‌ها باید شامل شناسایی شکاف‌ها، نقشه راه برای حل و فصل هر موضوع، تأثیرات و خطرات هر موضوع و اصلاح آن، پیشرفت در حال انجام و نتیجه نهایی هرگونه راه حل باشد. در اصل، فشارسنج برای ناکارآمدی های عملیاتی است.
به عنوان یک مکانیسم به طور گسترده برای شناسایی شکاف‌ها در عملکرد، کسب‌وکارها به استفاده از تحلیل شکاف برای تغییر جنبه‌های مختلف عملیات خود و ارائه درجه بالاتری از ارزش برای سهامداران ادامه می‌دهند.
